【关键词】内部控制 电算化系统 制度
【中图分类号】F232 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810(2011)20-0197-01
内部控制是会计或单位为了保证其资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性,提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内采用的一系列制度、方法和手段。
一 会计电算化对企业内部控制制度的影响
会计电算化使传统的会计系统组织机构、会计核算形式及内部控制制度等发生了很大的变化,其中对企业内部控制制度的影响最为明显。主要表现在以下几方面:
第一,控制方式发生改变。由单一控制变为程序控制和制度控制。手工会计系统中,内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度,会计财务的集中化处理,使会计部门传统的措施,如编制科目汇总表、凭证汇总表、试算平衡表的检查、总账与明细账的核对等自然而然地消失了,取而代之的是计算机内部控制措施,如平整借贷平衡的检验、余额、发生额平衡检查。第二,控制对象发生改变。由对人的控制为主转为对人机控制为主。第三,加大控制舞弊,犯罪的难度。手工会计系统中会出现会计人员粗心大意、疲劳或处理环节过多而产生的无意错误,会计电算化系统后输入数据正确后,计算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的准确性。
二 计算机会计信息系统内部控制的重要性
内部控制在企业的会计和审计活动中起着重要的作用,计算机引入数据处理系统后,计算机会计信息会呈现出不同于一般手工操作系统的特征,如数据处理的集中化、数据存储的磁光介质化、可视审计线索减少、缺少综合判断及推理能力和初始成本变大等,这些特点能使审计中的风险减少,也增强了许多在手工操作系统中较小的或不曾有的风险。因此,加强计算机会计信息系统的内部控制成为任何会计电算化单位不容忽视的一项重要工作。另外,电算化系统资源的初始成本大,且系统对环境的要求较高,因此系统硬件、软件被偷盗和毁坏的风险也会有所增加。
总之,电算化系统中的风险有其特殊性,加强其内部控制制度的建设,较之手工系统更加迫切。国内外的事实证明,虽然电算化系统中出现错误和舞弊的次数有所减少,但每次所造成的损失程度都有所增强。
三 会计电算化系统内部控制制度的内容
1.系统开发控制
第一,授权和领导认可。计算机会计系统的开发项目一般投资金额比较大,因此必须得到授权和领导的认可。第二,符合标准和规范。不论是自行组织开发还是购买商品化软件,都必须遵循财政部或各省财政厅制定的标准和规范。第三,人员培训。自行开发软件在开发阶段对使用计算机会计系统的有关人员进行培训,提高这些人员对系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性。第四,系统转换。原有的手工会计系统或旧的计算机系统被新的计算机会计系统替换,必须经过一定的转换程序。第五,程序修改控制。会计软件的修改必须经过周密计划和严格记录,个性过程的每一个环节都必须设置必要的控制,修改的原因和性质应有书面形式的报告,经批准后才能实施修改,计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改,所有与软件修改有关的记录都应打印存档。
2.会计电算化信息系统的安全控制
目前,企业在会计电算化过程中主要存在的问题是数据的安全保密性差,这也正是企业内控制度中最薄弱的环节。会计电算化中沼气的安全受到威胁的主要原因有:不正常的程序结束操作造成的故障;存储数据的辅助介质(如磁盘)部分或全部遭到破坏;用户非法操作;使用人、维护人员的错误或疏忽;利用计算机舞弊和犯罪;计算机病毒侵入等。会计信息系统的安全控制是指采用各种方法保护数据和计算机程序,以防止数据泄密、更改或破坏。
3.会计电算化系统的人员职能控制
通过计算机舞弊的犯罪分子大多是企业的程序员兼计算机操作员。会计电算化所要求人员职能的控制制度适当分工,明确规定每个岗位的职员,以防止对处理过程的不适当干预。企业应将系统分析、程序设计、计算机操作、数据输入、文件程序管理等职务予以分离,系统操作人员、管理人员和维护人员这三种不相容职务相互分离,互不兼任,以减少利用计算机舞弊的可能性。
四 加强会计电算化条件下的内控制度
强化内控管理,提高电算化的科学管理水平是建立现代化制度的内在要求,也是提高企业竞争能力的重要途径。第一,加强操作程序控制。第二,加强人员职能控制。第三,加强系统安全控制。第四,加强会计电算化系统知识教育,提高会计人员的业务素质。第五,加强内部审计。
内部审计必须包括以下几个方面:(1)对会计资料定期进行审计;(2)确保审查机内数据与书面资料的一致性;(3)监督数据保存方式的安全性、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;(4)对系统运行的各环节进行审查,防止漏洞危害。
