在进入新世纪的第二年，我国加入了企盼已久的世界贸易组织（即WTO），迎来了经济、政治发展的新的机遇与挑战。在新的发展时期，时间就是效益，效率就是生命，时代呼唤适应新形势、多能型的现代文秘人才。
现代秘书应具有政治素质好、心理素质好、身体素质好、文字根底好、理论根底好、历史根底好、法律根底好等7种基本素质和综合协调能力强、调研参谋能力强、电脑操作能力强、新闻敏感能力强、外语阅读表达能力强等5种智能素质。
提高现代秘书工作效率是一项任务重、时间长的工作。既涉及到培养教育的问题，又涉及到管理机制的问题；既涉及到思想品德、价值观念的问题，又涉及到业务知识的问题。提高现代秘书工作效率，应从体制入手，全面考虑，综合创新，重点下好拓宽研究机制、完善培养机制、建立流动机制、引入考评机制、用活激励机制和加强监督机制等“六步棋”。
浅谈现代秘书工作效率
在进入新世纪的第二年，我国加入了企盼已久的世界贸易组织（WTO），迎来了经济、政治发展的新机遇与挑战。在新的发展时期，时间就是效益，效率就是生命，时代呼唤适应新形势、多能型的现代文秘人才。在知识爆炸的信息社会，最终要以什么标准来衡量秘书人员是否具备现代化水平呢？答案只能是实践，具体地说，就是秘书人员在秘书工作实践中所表现出来的工作效率。只有工作效率高的秘书人员，才具备现代秘书的素质与水平。
一、提高现代秘书工作效率的重要性与紧迫性
“效率出奇迹，时间变白金。于今非往昔，稍失则徒贫。”各级各单位办公室作为处理日常事务的机构和参谋决策的智囊团，同样遇到了新的机遇和挑战，对秘书人员提出了新的、更高的要求，时代呼唤秘书人员高效率地开展工作。
（一）提高现代秘书工作效率是实践“三个代表”的需要
“三个代表”重要思想，是我们党的立党之本、执政之基、力量之源，是在马列主义、毛泽东思想、邓小平理论基础上的理论创新。各级各单位办公室的秘书人员应以“三个代表”重要思想为指针，与时俱进，扎实高效开展工作，加快各项工作的运转速度，同时间赛跑，为生产力的发展营造一个宽松的环境，为社会文化的进步铺就阳光大道，为人民群众排忧解难。
（二）提高现代秘书工作效率是适应电子信息社会的需要
电子信息社会主要体现在一个“快”字，在工作上就体现为高效率。无论是政府还是企业，信息的捕捉、分类、提炼和报送都要求“快速、准确”。时效性是信息的生命，只有快捷地运用信息，才能很好地发挥信息的作用，“昨日黄花”类的信息，只配扔进垃圾箱。作为一名现代秘书人员，要学会充分运用现代电子网络技术，快速、高效、准确处理信息，为领导决策及时提供服务，帮助领导抓住决策的主动权。在科技高速发展的当今社会，战争已成为信息战、电子战，各行各业间的竞争，也由过去单纯的权力、财力竞争，演变为主要以信息为主的竞争。秘书人员只有掌握精湛的电子网络技术和相关的知识，保证很高的工作效率，才能在“信息战”、“电子战”中百战百胜，成为“不倒翁”。
（三）提高现代秘书工作效率是加入WTO后的客观需要
自从我国加入WTO后，秘书人员的工作效率问题越来越引起各级各单位的高度重视。过去我们的政治、经济活动主要是在国内，加入WTO后形势发生急剧变化,我国的政治、法律、经济上的许多方面必须融入世界，服从WTO。过去各单位面对的问题和压力绝大部分来自国内，现在则不同了，许多的问题和压力从国外涌进来，秘书人员首当其冲地遇到前所未有的困惑。消除这些困惑的唯一办法，就是秘书人员不断增强本领，站在全球全社会的高度并从长远的角度观察和分析问题，提高工作效率，更好地服务单位领导。
（四）提高现代秘书工作效率是实现社会主义现代化和民族复兴的需要
实现社会主义现代化和民族复兴，关键在于提高效率。没有高效率，就没有高度发达的政治、经济和文化，就不可能实现社会主义现代化和民族的伟大复兴。各级各单位的秘书人员，虽然不直接从事政治、经济和文化等领域的决策，也不在落实贯彻决策的第一线，但他们在决策前发挥参谋职能，在落实中担当督促重任，在活动后充当总结员,具有不可替代的重大作用，其工作效率的高低，直接影响到政治、经济和文化等各个领域的发展。
二、高效率呼唤高素质的多才型现代秘书人才
“文书事务杂繁多，大小活儿任斟酌。笔落虽难惊万众，才出但愿响千锣。”现代社会客观上要求秘书人员高效率地开展工作，这就在客观上要求秘书人员具有很高的综合素质，是多能型的“通才”。社会发展到今天，秘书不再是过去的“书办”、“师爷”，其工作也不再是过去那种简简单单的“抄抄写写”、“传传达达”。现代秘书应具有政治家的眼光、理论家的睿智、心理学家的智慧、新闻记者的敏感、电脑专家的技能、语言学家的文字根底、历史学家的博大精深，是一种多能型的新人才。具体来说，现代秘书应具有7种基本素质和5种智能素质：
（一）基本素质
秘书人员是各级各单位一支特殊的、极为重要的力量，他们工作的好坏，直接关系到单位和领导的办事效率、公众形象和潜在能量的发挥。因此，各国各时代的各个行业，都十分重视秘书人员。秘书工作的重要性、复杂性、繁重性，决定秘书人员必须具有很强的“基本功”，具备多方面的基本素质，达到“七好”：
1、政治素质好。无论是党政机关、事业单位还是企业单位，其秘书人员首先应具备较高的政治素质。各级各单位应把政治素质作为选拔秘书人员的第一标准。只有政治素质好的同志，才能遵纪守法、爱岗敬业、讲求奉献。在某些特殊的行业，如果没有很高的政治素质，那是万万不能担任秘书重任的。在深入改革、扩大开放，加入WTO的当今时代，秘书人员的政治素质显得尤其重要。
2、心理素质好。秘书人员的工作是“大杂烩”,繁、杂、多是秘书工作的典型特征。工作的特殊性，决定秘书人员应具有“五心”，即：有忍心、耐心、细心、爱心和诚心。秘书人员既要向领导负责，又要向同事、群众负责，同时在大是大非面前还要置党纪国法于首位。在这样复杂的环境里，首先就要有忍心，工作重，要忍；领导批评指责，要忍；同事、群众过激的言词，同样要忍。秘书人员待人处事还要有耐心、细心、爱心和诚心。
3、身体素质好。繁重的工作任务，要求秘书人员具有强壮的体魄，能够承受工作压力。由于秘书人员常年守在办公室，缺乏体育锻炼，所以秘书人员要利用空余时间锻炼身体，比如晨练、傍晚散步等，就是在8小时工作时间内，也要善于“钻空子”，忙着偷闲搞锻炼，很好地把工作与锻炼结合起来。
4、文字根底好。秘书工作虽然已不再是单纯的“写写划划”，但“摇笔杆子”绝对是秘书人员一项极为重要、第一位的重要任务。无论是起草文件、报告，还是审阅、校核，都要求秘书人员具有很强的文字根底。一名称职的秘书人员，应不但能够起草文件、报告，还要会修改、斧正别人起草的文件、报告；一名优秀的秘书人员，应有把呆板的文件、报告写精、写简、写活的本领。在确保文件、报告符合体例、没有错别字和语病、结构内容达到要求的同时，应追求简短、精湛、灵活，彻底解决人们所厌恶且浪费资源、耗费领导精力的“文山”问题。
5、理论根底好。各级各单位的秘书人员，在出色完成大量日常工作任务的同时，要广泛开展调研，结合单位的实际情况写一些调研报告和理论性文章，以供有关领导决策。秘书人员应具有超前性，用一些理论观点来观察、分析和解决问题，增强文章的感染力和说服力。这些，没有较强的理论根底是万万做不到的。
6、历史根底好。历来有“博古通今”的说法，文章与历史有着密不可分的联系，特别是党政群机关的秘书人员，在历史方面的要求更高。随着我国加入WTO，秘书人员不但要掌握本国的历史，而且还要懂得外国的历史。有的问题，只有站在历史的角度去观察、分析，才能得到正确的答案。对古今中外历史一窍不通或知之甚少的秘书人员，不能说是一个好的秘书人员，甚至连一个称职的秘书人员也谈不上。
7、法律根底好。秘书人员身居为领导参谋服务的特殊岗位，所开展的工作，所提供的参谋服务，都应以法律为准绳，符合法律。如果秘书人员起草的文件、报告和为领导提供的参谋服务违背法律，则会闹出笑话，甚或惹来官司。在我国加入WTO后，对秘书人员的法律要求更高，无论是行政事业单位秘书人员还是企业单位秘书人员，都应抓紧学习国际和国内的法律，努力提高自身法律水平。
（二）智能素质
现代秘书人员除应具有以上的7种基本素质以外，还应具有一定的、能适应当今形势的智能素质，主要是达到“五强”：
1、综合协调能力强。综合协调能力是秘书人员一项极为重要的素质，在开放型的当今世界，该职能显得尤为重要。一般来说，办公室秘书人员承担着如下几项协调任务：一是协调同上级单位及其领导的关系。协调的方式主要是热情接待、诚恳答复，使上级单位及领导满意。二是协调本单位领导间的关系。领导间由于工作观点不同或因其他原因，很可能存在一定的分歧。作为办公室秘书人员，要以大局为重，从实际出发，从严约束自己，注意采取有效的方式和方法从中斡旋，利用有利的机会化解领导间的意见与分歧。三是协调本单位内设各部门间的关系。四是协调本单位下设各单位间的关系。
2、调研参谋能力强。办公室是一个综合参谋部门，秘书人员是领导的办事员、参谋员、服务员。参谋是各级各单位秘书人员一项重要的职责。秘书人员与上下左右单位的联系比较密切，接触的人和事比较多，捕捉信息比较多、比较快。在这些方面，领导具有一定的局限性，秘书人员应当充分发挥自己在这些方面的优势，尽最大的努力深入基层搞调研，把重要的情况真实、及时地向领导报告，供领导决策。在为领导提供参谋服务时，秘书人员一定要用马克思主义的立场、观点来观察和分析问题，不能“管中窥豹”、哗众取庞，更不能人云亦云。同时，要注意领导的工作繁忙程度和心情状况，把握最佳的参谋时间，力争取得最好的参谋效果。
3、电脑操作能力强。随着电脑的越来越普及，电脑已成为必不可少的办公用具。办公自动化已引起各级各单位的高度重视，系统间逐渐向电子网络发展。秘书人员为提高办事效率，应掌握基本的电脑操作知识、故障诊断及维修知识、程序设计知识和安装升级知识。在电脑操作方面，应重点掌握Windows、Wps和Internet的有关知识。值得注意的是，电子技术发展速度迅猛，更新换代极快，秘书人员应加强对新技术的学习，经常更换电脑软件，使自己的电脑技术始终处在技术的前沿阵地。学历史可以吃“剩饭”，因为历史是不变的，是固定了的，而学电子技术则是万万不能抱着一碗“剩饭”不放的，否则就跟不上新的形势，影响工作效率，甚至逐渐被新的技术所淘汰。
4、新闻敏感能力强。秘书人员应善于观察、分析和接受新鲜事物，只有这样才能及时掌握事物的发展变化，预计发展变化趋势，为领导的决策提供服务。如果秘书人员对事物的变化缺乏敏感性，麻木不仁、熟视无睹，则会失去许许多多有价值的信息，失去许许多多的发展进步机遇。一条有价值的信息，往往可以使一个企业起死回生，可以使一方百姓脱贫致富，可以使单位把握工作的主动权。秘书人员应具有极强的敏感性，抓住一切有价值的信息，并学会用新闻的角度分析、提炼信息。
5、外语阅读表达能力强。我国加入WTO后，涉外公务活动频繁，例如政府机关招商引资，企业单位开展涉外业务等都必须跟外籍人员打交道，要求单位秘书人员掌握一定的外语。因当今世界英语普及度比较高，掌握英语知识就显得尤其重要。经常同国外打交道的单位，对秘书人员掌握英语知识的程度比较高，要做到能够熟练地用英语起草文件、合同，能够娴熟地用英语进行交谈。作为现代秘书人员，就是单位不经常同外国发生业务往来，也应掌握一定英语知识，达到能够读懂英语文章，掌握国外发展动态的程度。
三、提高现代秘书工作效率的有效途径
“效率提高凭制度，从严贯彻显神通。坚持不懈常抓好，长久方得见效能。”提高现代秘书工作效率是一项任务重、时间长的工作。既涉及到培养教育的问题，又涉及到管理机制的问题；既涉及到思想品德、价值观念的问题，又涉及到业务知识的问题。提高现代秘书工作效率，应从体制入手，全面考虑,综合创新，重点下好“六步棋”：
（一）拓宽研究机制
从奴隶社会到资本主义社会，再到社会主义社会，从各级政府到各企业单位，都离不开秘书人员，由此可见秘书人员来历悠久、普及广泛、数量庞大。然而，对这项工作、对这项职业的研究却缺乏足够的重视，研究机制不健全、不完善，研究缺乏开放性、发展性。开设了秘书专业的高等院校，大部分看重文书处理，没有全面施教和全面研究。随着社会的发展和进步，秘书工作在实践中不断发生变化，秘书已经不再是简简单单的“书办”，其职业已经延伸至多个学科领域，甚至还在不断创新。例如，秘书人员要善于揣摩领导及其他有关人员的心理，这就涉及到心理学科领域；随着电脑的诞生，秘书人员成为率先操作电脑的人群之一，自此秘书人员又涉足全新的电脑学科领域。因此，对秘书学的研究，要在紧密结合实际的基础上，用动态的、开放的、发展的态度去加以研究和探讨，决不可呆在办公室里“想当然”，搞“闭门造车”。
（二）完善培养机制
随着社会的不断发展进步，对秘书人员的要求越来越高，对秘书人员的培养显得尤其重要。对秘书人员的培养，主要应完善培养机制：一是加大高校培养力度。在高校中，喜欢文秘专业的一般不喜欢会计专业，喜欢会计专业的一般不喜欢文秘专业，文秘专业和会计专业是“对立”的。在这两个专业中，会计专业曾一度成为炙手可热的专业，而文秘专业却一直“门可罗雀”。在实际工作中，文秘人才的社会需求量比会计专业的社会需求量大得多，当会计人才在短短几年中由“热”变“冷”后，文秘人才却一年比一年看好，在各级党政机关精减机构，裁撤冗员的当今，许多单位不会会计人才而是要文秘人才！二是加强对在职秘书人员的培养。据资料显示，现在在职的秘书人员从高校文秘专业毕业的较少，有相当一部分秘书人员特别是一些基层单位的秘书不能很好地适应工作。加强对在职秘书人员的培养,已经成为一项十分紧迫而重要的任务，主要应做好六个方面的工作：第一是选送秘书人员到高校参加短期脱产学习；第二是由上级业务主管部门举办秘书人员培训班；第三是选送秘书人员到上级单位的办公室跟班学习；第四是同级同类单位秘书人员适当“对借”，进行短期交流学习；第五是选派优秀青年秘书人员到基层单位锻炼，了解基层工作情况，体验基层生活；第六是开展一些秘书竞赛活动。三是加快秘书职业资格考核政策的出台。任职资格考试制度已经被众多行业所采用，但秘书职业却迟迟没有实施，这已成为我国的一件大憾事。从中共中央办公厅、国务院办公厅到各县市区委办公室、县市区人民政府办公室，都应牵头尽快建立、完善本级秘书学会，成立秘书资格考核机构，面向社会实行开放式考试，逐步在全国各级各行业实行秘书人员“带证上岗”。
（三）建立流动机制
秘书工作岗位的特殊性，在客观上要求建立开放式的流动机制，有计划、有组织、有步骤地做到秘书人员自由流入和流出，以保证秘书工作的高效率、高质量。在流出方面，可以是提拔重用流出，也可以是“放逐”不称职的秘书人员。秘书人员经常在领导身边，长期受到领导的熏陶，接触的人和事比较多，加上繁、杂、多的工作任务，非常有利于秘书人员的成长，因此秘书岗位历来是一个出人才的岗位。对在秘书岗位上锻炼成熟的秘书人员，要大胆地予以提拔重用，不要让其“死守荆州”，在办公室干一辈子。对思想政治不过硬、工作责任心不强或业务不过关的秘书人员，应该及时将他们调到更加适合的单位和部门。为不断增强办公室秘书人员的活力，激发他们的创造力和工作热情，各级各单位要不断选拔年青有为、能够担当秘书工作重任的人才充实到办公室。秘书人员是办事的，是为领导、为单位服务的，为职员为群众服务的“人民的勤务员”，需要具有真才实学，能吃苦耐劳的人担当。在选取新的秘书人员时，要注意根据“德才兼备”的标准择才，注意“三重三轻”:重人品、重能力、重实绩，轻漂浮、轻文凭、轻钻营。
（四）引入考评机制
引入考评机制有利于不断激发秘书人员的工作热情，增强秘书人员的积极性和创造性。引入考评机制应注意如下两个方面：一是考评要制度化、定期化、长久化。对秘书人员的考评，至少半年要开展一次。创建机制容易，长久坚持则难。机制一旦建立起来，就要严格执行，否则不但收不到好的效果，反而会弄巧成拙，造成秘书人员的反感。二是考评要客观化、公正化、开放化。对秘书人员的考评，要实事求是，在考虑其问题的同时要充分考虑、分析造成问题的原因，排除非本人因素，做到评定结论客观公正。在办公室内部各秘书人员之间，要综合评定每一名成员，根据各成员的工作业绩，排出切合实际的等次，做到公正合理。考评的开放化就是对秘书人员的考评要坚持开放式的方式和方法，欢迎单位同事和广大群众提意见，把考评工作融入外围监督之中。
（五）用活激励机制
一名好的领导者，首先就应是一名善于管好、用好下属的人事“专家”。用好、用活激励机制，有利于充分调动下属的工作积极和创造性，使下属能够全心身地投入工作，最大限度地发挥潜在能力。秘书人员经常跟领导在一起，承担着不可替代的作用，其工作效率的高低、工作质量的好坏，直接影响着领导者的形象、领导者的工作情绪、领导者工作效率的高低和领导者的工作质量。作为一名好的领导者，尤其应当花一定的时间和精力来处理好与办公室秘书人员的关系，把全体秘书人员培养、激励成忠于自己、服务自己、帮助自己的幕后干将。领导者对任何人都应以诚相待，对办公室的秘书人员就更应如此。对自己身边的秘书人员说假话、套话、空话，是领导者的大忌。领导者应了解秘书人员的人生轨迹、政治素质、人口状况、社会背景、知识水平、能力高低、家庭情况等诸要素。对秘书人员在工作和生活上的困难，领导者应在原则允许的范围内予以照顾，重点帮助解决。
（六）加强监督机制
秘书人员同样是活生生的活在社会上的人，面对各种各样的社会诱惑，面对各种各样的社会负面情况，难免在政治信仰上出现动摇，世界观、人生观和价值观发生量变甚至质变。一旦秘书人员的政治信仰发生动摇，其后果不堪设想。有的秘书人员利用自己的特殊身份，千方百计替自己捞好处，近几年以来秘书人员的“落马”案件较多，应当引起各级各单位的高度重视。相当一部分领导者走上腐化堕落之路，与身边秘书人员的腐化堕落有着一定的因果关系。各级各单位在放手让秘书人员开展工作的同时，要建立、健全监督机制，采取有效措施，加强对秘书人员的监督。
