Word教程：教你用函数实现数据计算

平时，当我们需要编排出漂亮的报告、论文、信函、小册子等文档的时候，首先会想到Word，而一旦涉及到数据计算、汇总统计等问题时，专业电子表格软件Excel则成了首选。其实，Word可不是那种四肢发达、头脑简单的排版“花瓶”，数据运算同样难不倒它。当你既想获得漂亮的版面设计，又需要实现一些数据运算的时候，不妨用“美貌与智慧并重”的Word来试试。 

　　友情提示

　　如果数据量非常大，并且运算复杂，则最好还是使用Excel，毕竟Word不是专业的数据管理软件，它的本职工作还是排版。

　　实例1：给Word表格添加计算功能

　　怎样排出漂亮的表格不是今天的重点，下面的主要目标是解决Word中的数据运算问题，我们以简单的学生成绩统计表的制作为例加以介绍，其实朋友们可以举一反三，将下面的方法应用到其他多个领域中，如收支预算、简单投资理财、购物统计、数据汇总等。

　　第一步：如图1所示，首先在Word中制作出学生成绩统计表，填写好固定的内容及成绩数据，那些需要计算才能得出数据的单元格暂且空着。

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图1 统计表

第二步：首先在张三同学的总分栏中点击一下鼠标，然后执行“表格→公式”菜单命令，打开如图2所示的公式对话框，里面已默认输入了公式 “＝SUM（LEFT）”。熟悉Excel的朋友差不多能明白，这个公式的意思是将该行表格左侧（LEFT）的所有数据相加的意思。直接单击“确定”返回，即可自动得到张三同学的成绩总分了。

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图2 公式编辑

　　第三步：同样，在李四同学的总分栏执行“表格→公式”菜单命令，这次的公式对话框中默认公式为“＝SUM（ABOVE）”，它的意思是计算当前单元格上方（ABOVE）的所有数据，显然，这里我们依然要计算的是左侧的数据，所以将ABOVE改成LEFT，确定后返回，即可得到李四同学的各科总分。以此类推，计算出其他同学的总分。

　　第四步：接下来计算各科平均分。将光标置于张三同学的均分单元格中，依然是执行“表格→公式”菜单命令。在公式对话框中，删掉默认输入的SUM公式（保留前面的“＝”号），然后单击“粘贴函数”下拉按钮，选择“AVERAGE”，这就是计算平均数的函数了。在自动显示的AVERAGE函数后面的括号中手工输入“B2：D2”（此时完整的公式应为：“＝AVERAGE（B2：D2）”），确定后即可得到张三的各科平均分了。

Word表格中的单元格命名规律

　　上面的公式“＝AVERAGE（B2：D2）”，有的朋友可能不太明白其中的“B2：D2”参数是怎么得出来的，其实它的意思就是：从表格第2行第2列到第2行第4列之间的所有单元格。与Excel类似，Word表格中，列号以英文字母表示，行号以数字来表示，单元格的名称则由列、行序号组合而成，如图3所示。

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图3 单元格规则

小知识

　　在我们点击“粘贴函数”下拉按钮时，可以发现Word支持的数学函数有近20个之多，下面给出这些函数的简介列表，限于篇幅就不详细介绍了，有兴趣的朋友可以自己翻看Word的帮助文件，研究一下各函数的使用方法。

表格：Word公式中的数学函数

函数　　　　　　　　　　　　　　　　　        简       介

ABS　　　　　　　　　　　　　　　　　        绝对值

AND　　　　　　　　　　　　　　　　　　 与运算

AVERAGE　　　　　　　　　　　　　　　　平均值

COUNT　　　　　　　　　　　　　　　　　计数

DEFINED　　　　　　　　　　　　　　　　判断表达式是否合法

FALSE　　　　　　　　　　　　　　　　　 假

IF　　　　　　　　　　　　　　　　　         条件函数

INT　　　　　　　　　　　　　　　　　      取整

MAX　　　　　　　　　　　　　　　　　　最大值

MIN　　　　　　　　　　　　　　　　　　最小值

MOD　　　　　　　　　　　　　　　　　  余数

NOT　　　　　　　　　　　　　　　　　   非

OR　　　　　　　　　　　　　　　　　      或

PRODUCT　　　　　　　　　　　　　　　一组值的乘积

ROUND　　　　　　　　　　　　　　　　四舍五入

SIGN　　　　　　　　　　　　　　　　　 判断正负数

SUM　　　　　　　　　　　　　　　　　  求和

TRUE　　　　　　　　　　　　　　　　　真

　　实例2：快速复制公式

　　Word公式其实就是Word“域”，它是不能用普通的复制粘贴的方法来复制的，所以在上面的例子中，我们需要一个一个地输入公式来计算，非常麻烦。下面我们就来解决这一问题。

　　第一步：我们还是以上面的表格为例，在E2单元格（即张三的总分栏）中，通过公式对话框插入公式“＝SUM（LEFT）”，此时该单元格中自动显示的是张三的总分数。

　　第二步：右击E2单元格，选择“切换域代码”命令（快捷键为Shift+F9），则张三的总分数转变成了域代码，显示出我们实际输入的公式函数，其中外层的大括号是Word自动加上的，表示该内容为域代码。

　　第三步：全选域代码，再点击右键，此时就可以选择“复制”命令了（或者按CTRL+C键）。在总分栏的其他单元格中，依次右击并选择“粘贴”命令（或者按CTRL＋V键），即可快速将公式粘贴到其他单元格中。右击E2单元格，选择“切换域代码”，关闭域的显示。

　　第四步：此时大家会发现一个奇怪的现象：所有人的总分都与张三相同！不用担心，分别右击其他人的总分，再选择“更新域”命令就可以了（快捷键为F9）。

　　在复制平均值公式时需要注意，粘贴到新单元格中的域，需要按Shift+F9键切换到编辑域代码状态，再将参数“B2：D2”相应变成“B3：D3”、“B4：D4”等，才能得到正确的结果。其中的原因，大家很容易就能想明白。