一、会议报告的性质
（一）会议报告的概念
会议报告，是在重要会议和群众集会上，主要领导人或相关代表人物发表的指导性讲话。它是一种书面文字材料，又是会议文件的重要组成部分和贯彻会议精神的依据，还是供查阅的历史资料。它包括政治报告、工作报告、动员报告、总结报告、典型发言、开幕词、闭幕词等。会议报告具有宣传、鼓动、教育作用。这些作用是通过报告人的报告和听众的接受来实现的。因而，有时为了让更多的人知道报告内容，广播电台、电视台可进行现场转播，报刊也可登载。如党的十七大报告。
（二）会议报告的特点
1．理论性和逻辑性。会议报告是领导人在大型会议上或重要场合作的有关政治、经济、文化和局势等方面的报告，是以领导或领导代表的身份站在决策集团角度上所发表的讲话。它在广泛深入调研、充分占有材料的基础上，纵览全局，找准焦点，围绕实际工作中出现的问题，尤其是那些迫切需要解决的，带有普遍性的，人民群众最关心、最直接、最现实利益问题进行透彻分析，细致研究，从而抓住问题的关键，对症下药，达到推动各项工作健康发展的目的。所以，在分析研究中，它必须依据有关方针政策，结合实际地对所提建议、对策、问题等进行认真研究，反复推敲，从理论和实际的结合上把握哪些是最有价值、最需要解决的问题，它充分考虑所提意见的针对性、正确性、合理性、可靠性，使意见和措施能真正有助于解决实际问题。因而，会议报告既注重事实分析，又必须从理论的高度上进行归纳概括，进而指导实践，有较强的理论性和逻辑性。
2．双向性和交流性。会议报告依据讲话稿直面听众公开发表讲话，具有直接性、当众性、范围广、影响大的特点，在领导活动中具有特殊的地位和作用。正是由于这种面对面的宣讲传播形式，就使主体和客体之间在时间、空间上的结合比较紧密，“报告”的成功与否，不决定于形式，即过程的结束，很大程度取决于主体对客体的“磁性”交流强度，即吸引力的大小。这种报告的吸引力既决定于报告的文采或领导的演讲口才，又决定于听众是否接受。而且更关键的还取决于报告内容是否为受众认可，是否反映了实际情况。所以，会议报告实际上是一种在时间、空间上获得统一的、由报告主体和受众客体双向结合的交流形式。
3．切实性和针对性。会议报告的核心，是对实际问题的分析和解决。它一般要总结成绩经验、说明现状和存在问题，部署工作，规划未来等。它要求在分析的基础上提出解决问题的意见或对策，具有很强的针对性，应在实际工作中行得通，推得开，能够保证得以贯彻执行。部署任务和要求，内容要切实具体，易于操作。尤其在当前的市场经济条件下，领导需要更多的时间来进行重大决策，制定具体操作方案，若没有调查，没有研究，没有分析，讲一些不着边际的空话，报告内容与群众切身利益无关，听不到所讲的要领，就没有人愿意听这样的报告，那么，报告也就形同一纸空文。
4、集中性和灵活性。集中性指会议报告稿应该紧紧围绕会议的主题。有些材料虽然很好，但是只要是脱离会议宗旨，与会议无关，就应该坚决删除。灵活性指形式上无固定的格式和要求。领导的讲话，内容可长可短，可以全面论述，也可以就其中一点发表自己的看法。
5、通俗性和清晰性。指语言要适合听众的水平，容易为听众理解和接受。因为会议报告主要靠口头语言来传达，报告声过即逝，具有“一次性”的特点，听众不能像看文章那样，看不懂再翻过来看一遍，而必须当场听清听懂。
（三）会议报告的种类
1．政治报告。它是领导机关为实现一定历史时期的政治目标而作的路线、方针、政策方面的报告。政治报告多由领导机关的主要负责人作。如十七大报告。
2．工作报告。它是以经济建设、科学文化、教育卫生等工作为主要内容的报告。如国务院总理的《政府工作报告》、各省、市、州、县政府主要负责人向同级人民代表大会所作的工作报告，以及各系统各单位领导就所属范围的工作向下级单位和人民群众所作的工作报告等。
3．动员报告。是动员有关人员去完成某专项工作或突击任务的报告。动员的目的，是使他们提高认识，明确任务，增强信心，圆满完成任务。如学习宣传贯彻十七大精神动员报告。
4．总结报告。包括在会上作的工作总结报告和会议总结报告两类。工作总结报告是对前一段工作进行总结的报告。总结报告与工作报告的区别是，工作报告虽然也有回顾前段工作的内容，但非常简要，重点放到今后的任务上。而总结报告的重点是回顾前段工作从中得出带有指导意义的经验与教训。会议总结报告是在会议结束时，对会议的整个情况进行总结的报告。
5．典型发言。是指在表彰大会或经验交流会上，先进单位、部门的代表或先进个人，报告本单位、部门或个人的先进事迹、工作经验的发言。这类报告有时由单位、部门领导发言，有时由单位代表或个人发言。
英文报告格式 ·会议报告格式 ·读书报告格式 ·工作报告的格式
6．开幕词。是较重要的会议开幕时，大会主持人或主要领导人作的带有方向性、指导性的重要讲话。它是大会的序曲，一般要阐明大会的意义和要达到的目的，并预祝会议成功。有的书称主持词。
7．闭幕词。是较重要的会议结束时，有关领导人的致词，通常是对大会议程和会议中所解决的问题进行评估和总结。它是大会的结束语，是大会议程的一个组成部分。
二、会议报告的格式和写法
（一）会议报告的基本格式和写法
会议报告一般由标题、称谓、开头、主体、结尾五个部分构成。
1、标题。写法有两种。一种是直接写成“X X X同志在X X X工作会议上的报告”的形式。另一种是不出现报告人的姓名、会议名称和“报告”字样，而另拟写一体现会议主要精神的标题，如“当前的经济形势和今后的经济建设方针”。标题的下行写报告的时间，再下一行写报告人的姓名。
2、称谓。报告是面对面进行的，它有明确的报告对象，称谓可根据报告对象的身份而定，要恰当合体。写法大致有两种情况：一是只写在报告的开头；二是除开头的称呼外，在报告的进程中适当穿插使用，作用是提示听众注意。每次称呼的出现，都标志着讲话进入了一个新层次。
3、开头。会议报告开头的写法多种多样：有的开门见山，揭示题旨；有的提出问题，巧设悬念；有的交代背景，介绍情况；有的讲述一个故事，吸引听众。不管采用哪种写法，总的要求是要开门见山，接触正题，提出全文的中心论点或主要议题，说明报告的意图，以便听众抓住要领，并造成一种气氛，控制住听众的情绪，使他们全神贯注地听取报告。如：云南省第八次党代会报告就是开门见山，开始就把报告的主旨明确地点了出来，吸引住听众的注意力。十七大报告亦如此。
4、主体。是报告的主要内容的集中表述，它决定着一篇报告的成败。报告主体，要紧扣论题或主旨，展开分析论述。既要有深刻的理论分析，又要有典型的例证，从各个方面，多种角度，透辟地阐明报告的主题。
报告主体部分的结构形式主要有三种：（1）递进式。即层层深入地讲述。其特点是各层都以前边一层的意思为论述的基础，各层之间形成步步深入、层层递进的逻辑关系。（2）并列式（有书称条陈式）。即从几个方面来阐述。其特点是对报告主旨所包含的几项主要内容，分别进行阐述。几个层次之间的关系是并列的，它们分别从不同的方面来论证报告主旨。但并列式结构，并不是随意罗列，各层意思谁先谁后，也有一定的依据：或按性质的强弱，或按问题的主次，或按时间的先后等等。（3）对比式。把两种不同意见、不同方面的情况对照起来加以阐述。在实践中，以其中的一种形式为主，两三种结构形式结合使用，也是长篇报告经常采用的结构形式。但是，不管采取哪种结构，都必须集中于一个中心、一个主旨讲深讲透。这样，才能使听众得到一个完整、清晰、深刻的印象。
5、结尾。即报告的结束语。这部分从内容上看要注意两点：一是总括全文，作个小结，归纳全篇内容，并作出肯定性结论。在字面上不是简单重复，而应是中心论点的确立或主题的深化，使听众对全部报告内容有清晰、完整、深刻的认识和理解，留下鲜明、难忘的印象。二是要有鼓动性和号召力，使听众感到有信心，有力量，充满希望。在表现形式上，有的可以写得余味无穷，给听众以启示；有的充满战斗的激情，给人以鼓舞；有的喊口号，提希望，发号令，提建议。如毛泽东同志《为建设一个伟大的社会主义国家而奋斗》的结尾：“我们的目的一定要达到。我们的目的一定能够达到。”总之，报告的结尾写法多种多样，但无论采用什么形式结尾，都必须以简短有力的语句，总括报告的主旨，发出有力的号召，用坚定、充满信心的语言，振奋与会者的精神，提出希望，发出号召，有的最后还要写一句“我的报告完了。谢谢！”
（二）各种会议报告的格式和写法
1．政治报告。政治报告的格式和写法与会议报告基本一致。需要注意的是：（1）选题要单纯集中，要有现实的针对性；（2）论述要深刻有力，要从理论高度回答现实中的具体问题；（3）不但要使听众懂得道理，尤其要让人们知道应当怎么办。
2．工作报告。工作报告的正文一般分为三个部分：第一部分，回顾前阶段工作情况，包括主要成绩、基本经验、存在的主要问题；第二部分，提出今后的工作任务，以及完成任务所采取的措施。在写法上，一般是先有一段总括概述，使人们对所要完成的任务获得一个总的概念，明确总的奋斗目标，然后再分项阐述具体任务。分项阐述具体任务时，必须依从总的奋斗目标，使各项具体任务为实现总的奋斗目标服务。在外部形式上，既可采用小标题，也可采用序码分条。为保证任务圆满完成的措施、办法的写法也是如此；第三部分，着重写加强领导，发出号召，为完成新的工作任务而团结奋斗的内容。
3．动员报告。动员报告具有鼓动性、时机性以及与之相适应的措施的具体性的特点。这就决定了它的正文结构虽然与其他种类的报告有某些共同之处，但也有其特殊性。动员报告的正文一般由三个部分构成：第一部分，分析形势，提高认识。这是动员报告的重点。因为只有群众认清了形势，提高了认识，完成任务才有可靠的思想保证。当然，这里所说的分析形势，并不是漫无边际地去分析国际国内政治、经济形势，而是要紧扣所要完成任务所面临的形势作分析。第二部分，布置任务，提出措施。措施要具体、得力、具有可操作性。第三部分，加强领导，抓紧抓好。（略）
4．总结报告。总结报告有两种类型：（1）工作总结报告。主要是对某一阶段重要工作的总结。这种报告的结构形式是：开头，应交代清楚报告单位、工作属性、时间范围、工作内容；主体，主要写工作概况、基本经验；结尾，今后工作的意见。（2）会议总结报告。是对整个会议工作的总结。一般要写明会议基本情况（会议精神和与会者的表现）、会议的收获与不足（最好是分条列出）、对会后工作的意见（提出具体实施会议主题的意见）。会议总结报告应从会中领导人讲话、工作报告、典型发言、讨论意见中，概括总结出几个重要问题和主要精神，加以强调说明，使与会者对会议的主要问题和主要精神的认识更加明确统一，更加深刻。会议总结报告要写得重点突出，语言精练，结论明确，内容具体，措施得力，切实可行。
5．典型发言。各种典型发言虽然内容、角度有所不同，但写法大体是一致的。其正文主要由三个部分构成：第一部分，介绍基本情况；第二部分，主要事迹和经验体会；第三部分，表示决心和态度。典型发言要求观点鲜明，条理清晰，内容真实，语言朴素生动。
6．开幕词（主持词）。开幕词的写法，虽然没有严格的程式，但其结构也有大致要求：开头，说明此次会议的名称，并宣布大会隆重开幕。主体，简要说明当前面临的形势和主要任务，简述本次大会的主要议程和要达到的目的；阐明会后的路线、方针、政策；完成大会确定的任务，必须依靠和团结各方面的力量。结尾，用简短而带鼓动性的话语作结束，并预祝大会圆满成功。开幕词的起草人必须把握大会宗旨，把文章尽量写得简洁明了些。
7．闭幕词。闭幕词的基本格式是：开头，用一段简短的文字，说明会议在什么情况下圆满结束；主体，对会议情况作简要概述与评价，重点阐述大会解决的重要问题、主要收获及其意义；结尾，提出要求和希望，发出号召，并郑重宣布大会胜利闭幕。拟写闭幕词，应做到结构严谨，过渡自然，语言简洁，富有鼓动性和号召力。
三、报告稿拟写的一般程序
报告稿拟写是一个由多种层次的工作人员共同参与的工作过程。受报告稿形成规律的制约，这一工作过程由若干密切相关、紧密互连的具体工作步骤构成。每一工作步骤都具有特定的具体内容和特定的功能。这些工作步骤的总体，就是报告稿拟写的一般程序。拟稿人正确认识并认真遵循这一程序，是提高报告质量并使其产生最大的效用所必需的。报告稿写作的一般程序分为：准备、占有材料、确立主题、拟写提纲、草拟报告稿、修改报告稿、审定报告稿七个阶段。
（一）准备：明确报告稿的目的与要求
报告稿目的与要求不仅决定着主题的确立、材料的取舍，而且决定着表达方式的确定与文体的选择。离开了目的与要求，主题的确立，材料的取舍就失去了依据；表达方式与文种的选择也失去了意义；报告稿自身也就丧失了存在的价值。目的与要求要用简练而明确的语言在报告稿中直接加以表达，明确目的与要求，不仅仅要求撰稿人对这些目的和要求心领神会，同时，还包括对其进行系统、周密的整理，以备“言传”。
（二）占有材料
所谓占有材料，就是指拟稿人根据拟写报告稿的目的与需要，从各个方面搜集、摄取，最后写入报告稿中的一系列事实现象或理论依据。
材料在报告稿拟写中占有重要地位。材料是确立主题的基础，同时又是在报告稿中表现主题的支柱，一些主要旨在反映客观实际情况的报告稿绝大部分乃至全部内容就是由经过系统整理的材料构成的。
作为一种思想或观念的报告稿，其主题是由单位、部门领导授意给拟稿人的，但它的形成需要一个对客观事实或有关理论观点做出概括加工的过程，而拟稿人对领导授意的正确理解和进一步确定化，也必须以充分了解有关事实或理论观点作为前提条件。在这个意义上，材料是确立主题的基础，失去这个基础就不会有主题的确立，至少主题的合理性、正确性和有效性可能会失去保障。占有材料就是指拟稿人在广泛收集材料的基础上，经过认真的筛选，获得有用材料的过程。因此，收集材料是充分占有材料的基础，收集材料，要力求“多得”。所谓“多得”，就是在收集材料过程中，对各种类型的材料要全面搜集，即要：
不分古今。既要历史材料，又要现实材料。因为前者可供了解事物的来龙去脉，有助于把握事物发展规律和线索；后者则对解决眼前问题有直接针对性或直接应用性。
不分正反。既要正面材料，又要反面材料。因为前者有助于从正面说明情况，讲清道理，以先进经验、典型事例指导工作；后者则是克服偏离正确方向，采取有效控制措施的根据。
不分粗细。既要概括的、反映全面的材料，又要具体的、反映局部甚至是细节的材料。因为这两部分相辅相成，最便于使人们认识事物的全貌。
要想做到“多得”，必须掌握材料的来源。
报告稿拟写所需要材料的来源是多方面的。一是保存在机关文件室、档案室、情报资料室、图书室等部门的有关文件、档案、图书、报刊、情报资料等；二是拟稿人亲自动手经有目的、有计划、有针对性的实际调查获得的第一手调查研究资料。其中，来自第一方面的材料量最大，范围最广，种类最多，但可靠程度不尽相同，有些只有参考价值。来自第二方面的材料，量不大，范围特定，但可靠性强，针对性也较强。在实际收集材料的过程中，应充分综合利用这些材料来源，不可偏废。
要对材料进行筛选。对收集来的各种材料进行辨别，选取其中可供使用的部分。筛选材料的主要原则是服从拟写报告稿目的和表现主题的需要。与报告稿目的和表现主题有关，并能有力地说明、突出主题者，就要保留；相反，和报告稿目的、表现主题无关，无助于说明、突出主题的，就要舍去。经过筛选被选取的材料还应具有真实准确性、典型性和现实有效性。
要把握材料的真实性、准确性。材料本身是对确有其事的事实现象和理论依据确凿的反映，不容许有虚假的成分，因为报告稿中的材料常成为听报告者开展工作活动、处理具体事物的依据，稍有虚假，轻则使报告稿失去说服力，使听报告者不能正确理解报告主题，重则会直接导致工作失误乃至失败。
要掌握鉴别材料的科学方法。如分析法，可以通过对材料中的有关情况及其叙述方法进行逻辑分析，从有违矛盾律（前后自相矛盾）、有悖情理和对关键部分笼统含糊的表述中发现问题。对比法也能在对反映同一情况的多种材料的对比中找出疑点。当然，通过亲自调查去核实材料中的记载，更是辨别真伪的有效途径。在实际鉴别工作中，分析、对比、调查等方法往往需要结合运用。
要注意材料的典型性。典型，是指材料能深刻反映事物本质，具有广泛的代表性，不是个别的、偶然的“表象”，而是一般的、必然的，具有典型意义的“真相”。否则即便材料是真实的，也没有使用价值。因为，报告稿所涉及的大都是社会事物，而社会事物往往是极其复杂的，其表现形式也是多方面的。要从这些表现中抽取一些片断作为事物某一性质的例证，是不困难的，但如果这些片断不代表事物的本质，不具有广泛代表性时，它不仅没有真正的说服力，相反会使人们迷惑不解，甚至会使受众误入歧途，将偶然、个别的“表象”当作事物的本质。如果据此事制定政策，难免会使工作归于失败。
要注意材料的现实有效性。材料本身应对说明、解决现实问题有实际意义，以增强报告稿的说服力。时过境迁的“陈谷子”“烂芝麻”既难以激起人们的兴趣去思考，又无助于从中得出有力的结论。其结果只能是正确的主题得不到有效表现，问题的解决也自然受到妨碍。
（三）确立主题
报告稿的主题是指报告稿所要表达的主要问题和报告人的主张。主题就是报告稿的中心，处于支配地位。内容的安排、材料的选取、语言的运用都必须服从主题表现的需要。没有主题或主题得不到鲜明正确的表现，这样的报告稿是没有效用的一纸空文。
报告稿的主题与一般文学作品的主题不尽相同。首先，文学作品的主题是隐含于作品内容中的中心思想或基本观点，而报告稿的主题则是明白显露直接表达出的情况、问题和作者的主张。其次，文学作品的主题的形成需要有一个“提炼”过程，即撰稿人从丰富、实际的大量材料中，“造出”或“引出”其中固有的正确“结论”，但报告稿的主题通常不是拟稿人个人提炼出来的，而是由对问题的处理已形成意见的单位、部门领导授意的。不管主题是经调查研究、分析综合，从事实中“引出”的，还是法律、法规所规定的，报告稿的主题必需经过对工作负有法定职责的领导认可并直接或间接授意。
在确立主题的过程中，拟稿人需要将单位部门领导者的“授意”，化原则为具体，化分散为集中，化含糊为精确，化纷论为条理，化隐含为显露，化疏漏为严密。保证主题有切实的针对性，符合实际，有助于解决实际的工作问题，并便于听报告者正确理解和有效执行。
1、报告稿拟写中确立主题的特殊性。
从主题的产生看，它更强调“意在笔先”。尽管报告稿主题的形成和其他文体主题的形成一样，都是客观现实生活的反映，都是从材料中提炼出来的，都要经过一个萌发、形成、提炼、深化的复杂过程，但它不如其他主题的确立那样自由、灵活，不完全而且大多不是拟稿人的有感而发，它必须受领导思想的制约，有较强的客体意识。在这种情况下，拟稿人常常要根据事先拟定的主旨即写作意图和中心思想来组织材料。
从主题形成的过程来看，多数酝酿时间比较短，短的报告稿尤其如此。
从主题的制作方面来看，它常常是集体智慧的结晶，是群众思维的结果，是领导、上级意图、社会生活实际等多方面因素的融合。
2、对报告稿主题的要求。
报告稿的主题必须做到正确、鲜明、集中。
正确：主题必须符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，必须符合客观实际情况，能反映出客观事物的本质规律，对工作起到积极指导作用，经得起实践的检验。如果主题错误，就会给工作带来损失。而要做到主题正确，就要吃透上下两头，掌握实际情况。
鲜明：主题必须十分明确而毫不含糊，赞成什么、反对什么、提倡什么、禁止什么、肯定什么、否定什么，都要非常明白地表述和交待。这正如刘熙载所说的：“凡做一篇文，其用意俱要可以一言以蔽之。”要做到鲜明，第一，主旨要有针对性地回答现实生活和实际工作中需要解决的问题，对症下药，有的放矢，不能只是笼统地讲一般性的原则，说不着边际的套话，大而无当；也不能遇事绕道走，环顾左右而言它，不接触实际问题。第二，主题要清晰明确，对其内容的解释必须是惟一的而不是模棱两可的，表达主题的语言必须是确定的而不是模糊的，否则会使人不得要领，无所适从。第三，主题要有完整性。报告稿是为了提出问题、分析问题、解决问题的，主题不能只提出问题而不解决问题，不能“话到嘴边留半句”，含而不露，言已完而意未尽，让听报告者去揣度。
集中：报告稿一般要求内容集中，其主题更要集中，不可多中心，“意多乱文”。只有主题集中，报告稿才能写得深刻，重点才会更突出、鲜明，才更容易被对方理解，有关事项也更便于处理，有关规定要便于执行。面面俱到，主次不分，就会影响报告稿的表达效果及其实际执行效果。要做到集中，第一，要目标始终如一，不能下笔千言，离题万里；第二，要注意在内容完整的基础上集中，要统观全局，高层次确立主题。
3、报告稿主题的表现。一是题目明旨。在报告稿题目中概括点明文章主旨。以极简练的词语概括指出了报告稿主题。十七大报告题目即是。二是开门明旨。这是主要方式，正文开头一段中标出主题句，使读者一目了然。三是篇末点题。在报告稿结尾一语道破，开头揭示文章内容重点及方向，结尾亮底，点明主题。四是片言居要。在报告稿中间内容重大转折之处揭示主题，同时起到承上启下的过渡联系作用。五是一线贯通。主题分散于报告稿各个部分的小标题、小观点中，起到穿针引线的作用。
（四）拟写提纲
提纲是报告稿结构的蓝图,有了提纲就可以将结构安排的结果“固定”下来，在拟写报告稿时就能有所遵循，做到胸有成竹，顺理成章，不仅能节省时间，而且能避免“十步九回头”，避免出现“闲笔”和思路上的紊乱，保证报告稿思路顺畅，结构严谨。为此，拟稿人在撰写报告稿时，除篇幅很短、结构非常简单的可以用打“腹稿”形式确定结构安排的结果外，大多数情况下都需要将结构安排见诸文字，拟制出提纲。
根据报告稿篇幅长短、结构繁简、内容多寡的不同，提纲可粗可细。粗的可以只描述总体轮廓，拟出报告稿标题，确定总的要素构成并排列次序；细的则还应将如下一些部分也包括其中，如：怎样划分段落，怎样过渡，怎样照应，怎样开头和结尾，在哪里使用哪些具体材料，哪些地方需详尽些，哪些地方应概略些，报告目的和要求以及主题应在哪里点明或再次强调等。
在拟写提纲的过程中，应高度重视对报告稿标题的撰拟。因为标题不仅是报告稿的名称，而且是“纲”中之“纲”，它往往直接揭示报告稿的主题，也可以直接或间接反映报告的目的或要求。拟写提纲时，不重视标题，不对其结构完整与否、贴切与否、详略得当与否、准确与否作出认真的审定，往往是形成报告稿离题、跑题甚至失效或降低效用的原因之一。为此，拟写标题时必须注意：一是结构要完整。二是语意要确切。三是文字应简练、醒目。
（五）草拟报告稿（略）
提纲完成之后，要送领导审定，经同意后就可以按其所规定的内容和次序，草拟报告稿了。
（六）修改核查报告稿
修改润色是报告稿拟写过程中一个十分重要的环节，因为拟稿人在写作过程中考虑不周、有所疏漏，总是难免的。正是从这个意义上，有人讲，好报告稿几乎都是反反复复“改”出来的，而不是“写”出来的。
报告稿需要作反复的修改，因为修改对提高报告稿的质量有重要影响。修改工作实际上是打磨报告稿质量的创造性活动。在实践中，即使是篇幅简短的报告稿，由拟稿人一挥而就，就不做任何增、删、改、调是不多见的。原因很简单，报告稿中一字一句所能产生的实际效用，需要拟稿人精益求精，不能有一点一滴的疏漏，否则就有可能产生与报告者愿望完全相反的严重后果。同时，报告稿与一般文章不同，写一般文章是作者表达自己的意志愿望，撰拟报告稿则是在代单位、部门表达意志愿望，不仅有一个“词能达意”的问题，同时，还有一个“意（自己的理解及建立在这种理解基础上表达出来的意愿）能达意（单位的真正意愿）”的问题。因此，报告稿更容易出现疏漏，比一般文章更需要修改，修改的量及难度也更大。实际上，许多报告稿要经过几次、十几次甚至几十次反复的认真修改。
报告稿的修改，往往是一种集体行为。不仅拟稿人要参加，而且与之有关的单位、部门负责人以及其他工作人员，甚至下属单位的有关人员都要参与其间。而且报告稿越重要，涉及面越宽，参加修改的人员成分越具多样性，人数也越多。集体修改的具体形式，一种是由大家依次分别提出书面修改意见；一种是集体讨论，共同对报告稿作全面核查，找出错漏，加以修订补充。在对重要报告稿的修改实践中，这两种形式往往是交替使用的。
修改中，要坚持全面核查的原则。就是要以国家法律、法规（包括公文写作与处理方面的）、政策规定以及领导的“授意”和通用的语言规则为依据，逐字逐句地对报告稿作认真细致的检查衡量，找出从内容（主题、目的要求、对事实情况的反映、主张、数据等）到形式（文体、结构、格式、语言表达等）中的所有疏漏。核查的重点主要在：主题是否正确；对事实的反映是否客观真切；主张是否合法；政策界限是否清楚；措施是否落实，是否切实可行；与上级、平级单位、部门，自己单位、部门的其他规定，以及上下文之间是否存在矛盾抵触；报告目的、报告要求是否明确；结构是否完整、严谨；格式是否正确、合乎规范；材料的运用是否合理、其详略是否得当；语句是否通顺、简练、严密，是否符合语法逻辑等。
对于核查中发现的问题要依次以增、删、改、调等方式，纠正或弥补。
“增”就是增加、补充。报告稿内容、形式中的一切残缺、间隙、遗漏均须增补。如增补主张，使之完善可行；增补材料使报告稿更具说服力；增补字句，使文句更加严谨周密，合乎语法逻辑；增补要素使报告稿结构更加完整。
“删”，就是抹去。凡不合需要，无助于报告目的、要求的材料、主张、文句都在删除之列。如与主题无关的多余的材料、超越职权范围的主张、可有可无的字词句或段落等等。有时限于篇幅，还要“割爱”。
“改”，就是变更。报告稿中一切不正确、不严谨、不全面、不贴切的地方，都需要变更为正确的、严谨的、妥帖的说法。
“调”，就是调整。即在既有内容与形式范围内所作的调节。如调整正文各要素的排序，调换字、词、句的位置等。
在核查并纠正、弥补了各种错漏之后，还需要从进一步提高表达效果的角度，对报告稿加以完善。如进一步充实内容，调整正文的结构，对文字做更深入精细的推敲、锤炼等，达到“锦上添花”、使报告稿能产生更大的效用的目的。
在修改文稿过程中应注意如下几个问题：
首先，由于修改活动常为一种集体行为，因此，也常会产生不尽相同甚至完全不同的修改意见。这时，若为重大分歧，应以集体决议为最终修改依据；若为一般性分歧，可请主管领导定夺。
其次，拟稿人在修改文稿过程中应正确使用各种修改符号。
最后，修改后的报告稿文面必须整洁，符合报告稿书写规范的要求。
（七）审定报告稿
报告稿的审定一般送交单位、部门或组织的负责人。从一定意义上说，它是修改工作的延续。
四、会议报告写作的注意事项
（一）要吃透两头。即吃透上头，摸清下头。“吃透上头”就是要深刻领会党和政府的方针、政策和上级的指示。这是基层单位工作的指导思想和基本依据。要写出有思想性、理论性，对本部门、本单位有指导意义的报告，必须反复学习、理解消化上级的指导示精神。上级的指示，尤其是中央、省、市党和政府部门的指示，更带有普遍的指导意义。只有把中央或上级的指示与本部门、本单位的实际情况结合起来，才能提出贯彻执行指示精神的具体意见和方法。“摸清下头”就是深入基层，调查研究，全面具体地掌握情况。领导干部作报告、讲话的原材料来自广大群众的实践。对自己周围的工作情况，群众的呼声和要求及现实生活中出现的新情况、新问题，及时地调查、分析，这是提高报告稿质量的基础性工作。一篇带有指导性的会议报告，总的是要提出问题、分析问题、解决问题，这就要求拟稿者要亲自下去了解有关问题，掌握基层的实际情况，然后把得到的原材料，经过领导机构的集体讨论和自己的认真分析，按照上级解决这些问题的指示精神，形成系统的条理性的意见。在此基础上才能动手起草会议报告。
（二）要实事求是。报告中无论是对过去工作的概括总结，还是提出今后要完成的任务，都要坚持实事求是的原则。对成绩不夸大，不遗漏，不无中生有，对缺点不掩盖。提出的措施、办法，要切实可行。
（三）要有针对性。会议报告是讲给听众听的，因此，起草报告，首先要明确报告的内容，了解听众的情况。尤其要了解听众的思想状况、文化水平、职业特点，了解他们的心理、愿望和要求，以便决定讲什么内容，怎样讲，从而做到有的放矢，解决实际问题。
（四）要重点突出。报告的观点要鲜明，重点要突出，以便听众把握报告的要领，给他们留下鲜明深刻的印象。
（五）要阐述深刻。作报告，要做到充分地说明主旨，就必须从理论和事实的有机结合上分析论证，深刻阐述。理论论证，一是引用，二是分析。引用：是根据论证的需要，引用马克思主义的经典言论、党和国家主要领导人的讲话、党和国家的有关方针政策，使报告主旨建立在马克思主义基本原理和党的方针政策的基础上。引用要精，更重要的是要有自己的理论分析，运用马克思主义的基本观点和党的方针政策，直接回答现实中出现的新问题，从而推动全面建设小康社会的不断发展。另外，会议报告的性质，决定了它除了必要的理论阐述外，还必须以大量的典型事例、统计数字作例证，增强报告的说服力。这就要求选例必须真实典型，富于雄辩性。分析：就是利用理论观点、事实材料等围绕报告者所提观点、意见进行由外到内、由表及里、由现象到本质、由感性到理性的有理、有利、有节的分析说理。
（六）要条理清楚。会议报告正文大多采用小标题式、序码排列式或以段分层式结构，体现出清晰的条理。这样，既能突出报告的内容要点，又便于听众抓住报告要领。这就要求报告的各层之间，要有严密的逻辑性。这种严密的逻辑性，主要表现在三个方面：（1）各层意思不能重复。报告正文一般都有多个层次，每个层次都有相对的独立性，绝不能上个层次的意思与下个层次的意思基本相同或部分相同。（2）各层意思不能矛盾。各层意思都应是在中心论点统帅下的不同层面，每个层面都应是从某方面说明中心论点的，不允许与中心论点相抵触。（3）各层意思逐步深化。每一层意思都是前一层意思的深入，表现出一种由分析到综合、由现象到本质、由浅层到深层的逻辑推进。
（七）要倾注感情。会议报告要靠生动形象的语言，真挚深厚的感情，才能吸引听众，感染听众，才具有鼓动性。因此，会议报告要把叙事、说理、议论和抒情有机地结合起来。语言要力求口语化、大众化，既朴实无华，又生动形象。对整篇报告来说，往往既有概括简要的情况叙述，又有精辟深刻的议论说明；既有冷静中肯的理性分析，又有饱含激情的鼓动激励。这样，才能使听众听完报告后，既明白了事理，又受到了感奋，从面增强信心和力量。
五、报告稿拟写常见的问题
（一）篇幅冗长
1．长篇大论，言之无物。有的报告长达四五万字，文中套话连篇。谈工作，只讲大道理，不讲实际情况；讲问题，只谈原则话，不谈要害处；讲下步工作安排，只喊口号，缺乏具体措施。有的工作情况报告虽然文字不长，但是空话、套话成串，文中的话今年可以用，明年讲也不过时，读了以后清汤寡味。
2．语言繁琐，拖泥带水。虽然文中有些实际内容，但是一半的篇幅是罗列事实和数字，听了看了令人头昏脑胀。报告的语言啰嗦、乏味，套话来回说，情况反复讲，生怕遗漏。文中的事实和数字举例，从省、市、县到乡、村、户，层层都有，面面俱到。这种情况在一些综合性工作报告和年终工作报告中经常出现。
3．画蛇添足，浪费笔墨。例如，某单位的一份报告长达2500多字。报告中真正有用的话不过700字，其余全是多余的话。这类现象虽不多见，但是不加以克服，很容易带坏文风。
（二）内容粗糙
1．内容重复。这种现象在报告中时有出现，在一份报告里相同内容前后重复出现。
2．照抄照转。有的领导机关和业务部门在贯彻上级的方针、政策、法律、法令时，不从本地区、本部门的实际情况出发，不进行认真的调查研究，就动手写报告。肚里无货而又急于求成，只好照抄照转。有的拟稿人成条成段地抄录上级文件，甚至连上级文件中的举例也原封不动地抄录，一篇8000字的报告，只有千把字是自己的话；有的边抄边主观臆造，撰写的报告稿还不如上级文件具体可行。更为严重的是，有的抄录上级文件断章取义、曲解原意，造成报告内容支离破碎，损害了报告的严肃性和权威性。这种照抄照转上级文件的现象是比较严重的。其原因主要是：一是认识模糊，水平有限。有的拟稿人错误地认为，抄录上级文件比较保险，不会犯错误；还有的拟稿人本想来点独到见解，创造性地贯彻上级指示，但由于水平有限，想不出新点子好主意，宁可照抄照转文件。二是作风懒惰，敷衍塞责。有的拟稿人思想疆化，作风懒惰，不动脑，图省力，怕艰苦，但又要完成任务，于是只好东抄西摘，对付一下了事。三是紧跟形势，虚以应付。
例如上级发来了重要通知，或要求学习重要文件和讲话，或要求开展某项工作，如果本单位、部门没有个态度，怕不好交待。为了紧跟形势，便匆忙上阵，虚晃一枪，照抄照转，应付了事。如若有人问及，也好说话。实践证明，不管出于什么原因，照抄照转是一种消极怠工。如果贯彻上级指示的报告稿没有自己单位、部门的特点和见解，宁可不作报告，认真地按照上级的指示精神办事就可以了。如果一时拿不出具体的贯彻意见，可以抓紧时间进行调查研究，在摸清情况的基础上，从实际出发，提出有针对性的贯彻意见再作报告，决不能照抄照转。
3．政策矛盾。有的领导机关所属的一些业务职能部门，由于不了解其他部门的政策规定和业务情况，轻易地在报告中曲解政策，结果造成政出多门，政策矛盾，使下级单位难以执行。政策上的矛盾，不仅影响了基层的工作，而且造成了单位、部门之间的矛盾。
4．缺乏针对性。没有新东西，政策不明确，措施不具体，满篇官话，冠冕堂皇，令人看了生厌，群众把这种公文叫做“官样文章”。请看下面这段话：“六、改进作风，狠抓各项工作的落实。二季度工作任务很重。各级领导要努力从文山会海和琐碎事物中解脱出来，走出会议室、办公室。深入基层，深入群众，调查研究，解决问题，少说空话，多办实事，在抓早、抓紧、抓实上下功夫，真正抓出成效来。”这些话写在报告里只能流于形式。
5．观点模糊。有的报告主题思想不明确，观点不鲜明，叙述情况若明若暗，分析问题含含糊糊，态度不明，政策界限不清，模棱两可，无法贯彻执行。
6．层次不清。主要表现为三种情况：一是条款混乱，眉目不清。如有的报告稿大小条款前后位置颠倒，没有次序；有的条目标号重复、写法不一，在同一层次里，阿拉伯数字和汉字标号同时出现；还有的公文内容缺条少项。二是段落散乱，互不衔接。
有的报告稿层次并不多，但分段不准，零碎不堪，段落之间的内容游离，缺乏有机的联系。三是级题过多，条目繁琐。有的报告稿级题和条目成了连环套，“大一”里面存“中一”，“中一”里面有“小一”，“小一”里面还有“第一”，实在不够用，再来个首先、其次、再其次，如同家谱、开药铺，应有尽有。
7．概念模糊，逻辑混乱。在一些报告稿中，除了篇章布局结构上的逻辑混乱以外，还经常出现思维方式上的不合逻辑的现象。就是说，在分析问题时作出不合乎事理的结论，在概念、判断、推理上存在着不准确、不恰当的地方。（举例另见）
8．文字粗糙。表现是：
一是搭配不当。
[例1]改革的成败，关键在于领导要破除旧观念。
[例2]我们应当勤俭节约地工作、生活。
例1主语部分是从“成”“败”两个方面说的，而谓语部分只讲“破除旧观念”一个方面，主谓搭配不当。应将“成败”改为“成功”，或者主语部分不动，谓语部分中“要”字改为“能否”二字。例2属于修饰语与中心语搭配不当。中心语是“工作”、“生活”，“勤俭节约”四个字不能修饰工作，只能和“生活”搭配，可改为“我们应当勤俭节约地生活，扎扎实实地工作。”
二是成分残缺。
[例]通过整党学习，使领导班子成员提高了思想觉悟。
该例是滥用介词“通过”二字，造成了主语残缺。如果把“通过”二字去掉，句子就没有毛病了。如果保留“通过”二字，就应该去掉“使”字。这种主语残缺的句子在公文中经常见到。此外，在一些公文中，残缺宾语中心词和漏掉必要的动词及关联词语“因为”、“所以”、“虽然”、“但是”等情况也是比较多的。
三是词语位置不当。
[例1]我们几个局的负责同志分片包干到贫困的地区蹲点，帮助脱贫致富。
[例2]要教育广大青年树立远大理想，把自己的青春应该献给祖国和人民。
例1的“几个”二字位置不当，很容易使人误解为好几个局的负责同志。实际上，联系上下文，是一个局里的几位负责同志。应该把“几个”二字放在“的”字后面。例2是助动词“应该”位置不当，如果将“应该”二字放在“把”字前边就对了。
四是杂糅。
杂糅也叫做搀杂糅合。这种语病在公文中经常出现。
[例1]由于在上级的正确领导，经过全厂广大职工的努力下，提前完成了全年计划。
上例的毛病是把两种不同的语言格式各取下半搀和在一起，造成了表述上的混乱。正常来说，这种语言格式有两种表达方法：一是“由于……的领导（或帮助）下”这种语言格式，如果用了“由于”二字，就不必用“在”字和“下”字了。二是“在……的领导（或帮助）下”这种语言格式，可不用“由于”二字。如果把两者搀和在一起使用，就出现了例1的毛病。
五是滥用省略和简称。
有的报告稿不考虑读者对象，在报告稿中生造、滥用简称和省略，给听报告人带来很大困难。如有的报告把“农村调查长期固定观察点”简称为“农调点”，这些简称和省略，都是不合乎公文撰写要求的，使听报告者费尽思索。
六是滥用词语。
有的报告稿很不讲究组词造句。除了前面分析的不合乎文法的明显语病外，还存在着滥用词语的毛病，词不达意，笑话百出。下面仅举几例：
某市委给省委的关于各项改革情况的报告中说：
“城市改革全面展开，……各项改革措施取得了很大进展。”
措施怎样取得进展呢？令人费解。
七是引文不规范，数字不准确。（略）
六、拟稿人需具备的素质
（一）要有较深厚的政治理论基础，掌握正确的思想方法。
会议报告是单位、组织和人民意志的表达形式，要使这种表达正确有效，有赖于拟稿人政治观点、政治立场的正确，有赖于拟稿人形成科学的世界观，掌握正确的思想方法，而如果不具备这种条件，就会有可能使会议报告背离正确的政治方向，出现各种政治性错误、思想性错误，造成工作中的失误，给人民的利益带来严重损失。拟稿人政治立场、政治观点正确，形成科学世界观和掌握正确的思想方法的重要前提，就是必须认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想和科学的发展观，使自己有较深厚的理论基础。缺少理论武装，恰恰是一些报告稿出现程度不同的政治性、思想性错误的主要根源。
（二）要有高度的法律和政策意识，不断提高政策水平。
报告稿可能成为法律和政策的表达形式，所以必须合乎法律和政策的规定。因此要使报告稿合法、合乎政策并产生有效的作用，拟稿人必须有高度的法律、政策意识，有较高的政策水平。必须真正了解并熟悉法律政策，并真正领会其实质，结合实际情况使之得到有效的贯彻执行。如果缺少这方面的修养，就无法避免在其拟写的文稿中出现与法律、政策相抵触或脱节的内容。
（三）要有优秀的道德品质，养成优良的工作作风。
报告稿虽不是拟稿人个人意志的体现，但其个人的道德品质却对报告稿的形成构成重要影响。因为拟稿人的道德品质状况对整个单位的工作作风影响极大，而工作作风不端正也是报告稿中出现这样或那样的错误和问题的根源。
作为拟稿人，应具有以下优秀的品质：
一是公道正派。就是要秉公办事，不谋私利，不徇私情，不对任何人曲意奉承。这是保证报告稿姓“公”，办公事，办公道事的重要前提。
二是实事求是。就是做一切事情都从客观存在的事实出发，不道听途说，不弄虚作假，不妄下结论，对事实既不夸大也不缩小，能深入实际，注重调查研究。这是报告稿内容真实、准确、可靠，避免片面性和主观随意性的保证。
三是雷厉风行。就是办事果断、迅速，勇于负责，讲求实效，不推诿敷衍，不延误工作。这是注重报告稿时效，保证报告稿能及时迅速地发挥效用所必需的作风。
四是耐心细致。就是拟稿人在工作中事无巨细，处处谨慎小心、一丝不苟、细致认真切，不忽视细节，有条有理，精确妥贴。这是杜绝文件中的一切错漏，保证表意的高度准确性所需要的品质。
五是知识广博。必须有广博的知识，有丰厚的知识营养储备。只有做到这一点，才能在撰写报告稿的过程中，对各种各样的事物有正确认识并应付自如。拟稿人所需要的知识主要有这样几类： 一类是与写好报告稿直接有关的知识，如文书学、逻辑学、修辞学、现代汉语语法、文章学的知识等；另一类是在报告稿写作中经常应用的知识，如哲学、政治学、行政学、法学、历史学、经济学、社会学、心理学、统计学、信息科学等；再有一类是科学文化基础知识，如数学、物理学、地理学、文学知识等。
六是精通业务。
各个单位、部门都在特定的领域里专司其职，都有自己的专项业务与工作，因此，为单位、部门撰拟报告稿的拟稿人必须对本行业务有较精深的造诣，是专项业务的行家里手。一个业务生疏的外行是不能抓住要害和重点，写出对解决实际工作问题具有很强针对性和实用性的报告稿的。因此，拟稿人必须熟悉单位、部门工作情况，了解工作规律，精通与本行业务有关的专业知识，才能得心应手地正确处理业务问题，成为真正的行家。
七是能力突出。
写任何报告稿都是综合运用智力和多方面能力的过程。拟稿人是否具有多方面的能力，是否会综合运用智力和这些能力，是衡量其写作水平的重要尺度。拟稿人必备的能力主要有：
领会能力。即要有迅速、准确、全面地理解、领会各方面意见、意图的能力。它需要以集中的注意力、敏捷的反应力、深邃的洞察力、深刻的理解力、正确的辨别力为基础。
文字表达能力。即用文字准确周密、简明顺畅地将单位部门的意图、有关情况和问题加以表述的能力。
调查研究能力。即深入实际以各种有效方式从各个方面获取第一手材料并对其进行科学分析，得出规律性能认识的能力。
调查研究能力、领会能力是公文准确立意的基础；文字表达能力是使文意精确地表之于外，达及他人产生效力的重要条件。
以上所讲，不尽全面，仅供参考。如有错诈之处，请各位指正。
