签订采购合同注意事项

1.审查合同的主体是否合格。
   如果合同主体不合格，那么所签订的合同书无效。在谈判正式开始之前，要认真搞好主体审查，看对方有没有资格做这笔交易。看对方的营业执照，了解其经营范围，以及对方的资金、信用，经营情况，其项目是否合法。如果他有担保人，也要调查担保人。
    一般来说，重要谈判、签约人应是董事长或总经理或企业法人，但是，对于具体的业务谈判，出面签约的可能是某业务人员或推销员等，这时候，也要检查签约人的资格。如了解对方提交的法人开具的正式书面授权证明，常见的有授权书、委托书等，了解对方的合法身份和权限范围，以确保合同的合法性和时效性。
    审查对方是否具有签约资格，一定要一丝不苟，切不可草率行事。对签约的另一方进行资信调查，了解对方具体情况是十分必要的。另外，不能轻易相信对方的名片，有时候，名片头衔很大，实际上却是空的。此外在涉外商贸谈判中，要注意把子公司和母公司分开，若与子公司谈判，不仅要看母公司的资信情况，更要调查子公司的资信情况。因为母公司对子公司不负连带责任。
2.起草合同文本。
    当谈判双方就交易的主要条款达成一致以后，就进入合同签约阶段，一般来讲，文本由谁起草，谁就掌握主动权。因为口头上商议的东西要形成文字，还需要一个过程。有时候，仅仅是因为一字之差，意思就有很大区别。起草一方的主动性在于可以根据双方协商的内容，认真考虑写入合同中的每一项条款，斟酌选用对己方有利的措词并安排条款的程序或解释有关条款。所以，在谈判中，应重视合同文本的起草，并尽量争取起草合同文本。
    起草合同文本还需要做许多工作，例如，在拟定谈判计划时，计划确定的谈判要点，实际上就是合同的主要条款。起草合同文本，不仅要提出双方协商的合同条款，及乙方应担负的责任和义务，而且还要全面而细致地讨论和研究所提出的条款。搞清楚在哪些条款上不能让步，在哪些条款上可作适当的让步，以及让步多少等等。这样，双方就拟定合同的草稿进行实质性的谈判时，就掌握了主动权。
3.合同必须有严密的条款。
    谈判所涉及的数量、质量、货款支付以及履行期限、地点、方式等，都必须严密、清楚，否则会造成不可估量的经济损失，合同太笼统了也不利于合同的履行、例如我国北方某企业向南方某公司购买了一批奔腾机芯的电脑，注明原机主要部件须为进口产品，而南方电脑公司提供的机器除机芯为进口产品外，其它部件均系国内组装产品。因为原合同用语“主要部件”表意含糊不确切，导致了本想购买一批进口主机的北方企业买了一批国内组装产品。
(1)签订的合同对商品的标准必须明确规定。
    有国家标准的，按国家标准执行，没有国家标准而有专业标准的，按照专业标准执行；没有国家、专业标准的，按企业标准执行。如果有其它方面的问题必须写明。例如，北京有一个单位与一家蔬菜公司签订的合同只有7个字：“大白菜20万斤。”但在运输过程中出现了许多问题，白菜损失了一大部分。在双方交涉过程中，因购货方没有明确质量标准，只能自食苦果了。
    签订合同时，对于双方在买卖过程中所牵连到的商品，它的名称必须准确而规范。若国家统一了名称的用国家统一的名称，若没有国家统一名称的谈判双方应该统一名称，必要时还要留存样品。因为有时候一物异称，异物同称的现象是很普遍存在的。
(2)签合同不仅要做到字斟句酌、反复推敲，而且要注意合同的条款有无重复，或者前后是否自相矛盾，以免使对方钻了空子。
(3)合同必须明确双方应承担的义务和违约的责任。
    在现实中许多合同只规定了双方交易的主要条款。却忽略了双方各自应尽的责任。尤其是违约应承担的责任。这样自然削弱了合同的约束力。另外，有些合同条款虽然规定了双方各自的责任、义务，但却写得十分含糊笼统。这样，即使一方违约，也无法追究违约者的责任。
    由于权利和义务是密切相关的，规定了双方承担的义务和违约的责任，也是对签定合同双方的权利的保障，否则一方违约，另一方就可能遭受重大损失。如果当事人一方不履行合同中规定的义务，或者履行的合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。当事人一方明确表示，或以自己的行为表明不履行合同义务的，对方可以在履行期限届满之前要求其承担违约责任。若对违约责任没有约定或约定不明确的，通过双方协议仍不能明确的，受损害方根据违约以及损失的大小，可以合理选择要求对方承担保修、更换、重作、退货、减少价款或报酬等违约责任。当事人一方履行义务不合格的，在继续履行或采取补救措施后，对方仍有其他损失的应当赔偿损失。由于当事人一方不履行或履行合同义务不符合约定而造成的损失，损失赔偿额应当相当于因违约所造成的损失，还包括合同履行后可以获得的利益。
 二、合同不明确如何处理
合同是当事人双方协商一致的结果，理想的合同应该是条款明确具体，以便于履行。但在现实中，一方是口头合同的大量存在，另一方面有些书面合同由于种种原因致使某些条款没有约定或约定不明确，给合同的履行造成了很大的不便，也引发了不少纠纷。那么，如果遇到合同不明确的情况时该怎么办呢?
    新《合同法》第61条明确规定对于合同不明确的情况，应当先协商，达成补充协议，达不成协议的，依照合同其他条款或交易习惯确定。用第61条的办法在实践中可能会有一定随意性，也就是标准有点“软”，如果依此不能明确有关条款的含义，那就要来“硬”的，即用《合同法》第62条来解决。第62条是针对那些常见的条款和质量、价款、履行地点、履行方式等约定得欠缺或不明确所提供的一个法定硬标准，是确定当事人义务的法定依据。根据这条规定：
     一是当事人对标的物的质量要求不明确的，按国家标准和行业标准。没有这些标准的，按产品通常标准或符合合同目的的标准。现在我国大多数产品都有相应的国家标准和行业标准，如果当事人对产品的质量有特别的要求，要在合同中加以明确。有些产品确实没有国家标准和行业标准的，应按产品通常标准来确定，如我国以前对矿泉水没有统一标准，但若矿泉水连普通自来水都不如，那肯定是不符合矿泉水通常标准的。所以，当出现质量约定不明时，供货方不要以此为自己不合格的产品来辩解，购货方也不必为没有标准而为难。
    二是履行地点不明确时，按标的性质不同而定：接受货币在接受方，交付不动产的在不动产所在地，其他标的在履行义务方所在地。履行地在法律上具有非常重要的意义，它可以确定由谁负担，货物的所有权何时何处转移，货物灭失风险由谁承担等，在诉讼中，也是确定管辖权的重要依据，所以签订合同对履行地条款要特别注意。
    三是履行期限不明的，债务人可随时履行，债权人可随时要求履行，但应给对方必要的准备时间。在这里特别提醒债权人要注意诉讼时效，关于随时履行受不受诉讼时效的制约目前仍有争议，不过你最好在时效以内主张权利。
    四是履行费用负担不明确的，由履行义务一方负担。履行费用是履行义务过程中各种附随发生的费用。在合同中应该考虑各种费用的分担，如果没有约定，视为由履行义务一方承担。
以上着重介绍了各种条款不明的法定标准，这些标准是根据长期交易形成的规律确定下来的，不管对谁有利和无利，都得按这个规定去履行。当然最好的办法是把合同订得明确一些。
 三、合同生效期
我们在订立合同时，经常看到这样一条款：本合同自签订之日起生效。这类合同只要双方当事人订立就立即生效。然而，在经济交往中，还有许多合同并非一订立就立即生效。
    合同成立合同生效是两个不同的概念。合同成立是双方对合同条款经过协商达成一致；而合同生效是指已经依法成立的合同在当事人之间产生一定的法律约束力。订立合同后合同何时生效，对于当事人主张权利履行义务至关重要。因为只有合同生效后才能产生一系列的法律效力：一是双方当事人享有合同约定权利的同时，必须全面履行合同约定的义务，任何一方不得擅自变更和解除合同；二是一旦当事人一方不履行合同义务，违反合同约定，就要承担相应的法律责任；三是合同条款成为处理合同纠纷的重要依据。
    新《合同法》对合同的生效时间做了具体明确的规定，总括起来可分为三类：一是依法成立的合同，自成立时生效。也就是合同成立的时间就是合同生效的时间。二是法律、行政法规的特别规定。法律、行政法规规定应当办理批准登记等手续生效的，依照其规定，比如《房地产管理法》规定，房地产转让、抵押，当事人应当办理权属登记，自办理登记手续后，转让抵押合同才能生效。三是当事人的特别约定。当事人对合同的效力可以约定附加条件，附加生效条件的合同，自条件成就时生效。即双方当事人可以约定某一条件，只有具备了此条件，该合同才发生法律效力。比如在房屋赠与合同中，房屋赠与人被赠与人约定，当被赠与人结婚时将房屋赠与他。那么“被赠与人结婚”就是此房屋赠与合同生效的条件。当具备了这一条件时，该赠与合同才生效。当事人对合同的效力可以约定生效期限。附生效期限的合同，自期限到期时生效。在人寿保险合同中，双方约定在缴费满了3个月，合同生效。3个月缴费期满，即为期限到期，合同始得生效。
    另外，合同的效力是指合同所具有的法律约束力，一般而言，凡是依法成立的合同都是有效的合同。不过，有些合同虽然成立了，但由于合同当事人双方不具有相应的民事权利和民事行为能力，合同内容违反法律、行政法规有关规定，或者损害社会公共利益等原因，所以不能发生法律效力。这些合同有：无效合同、可撤销的合同和效力待定的合同。那么什么是效力待定的合同呢?
    所谓效力待定的合同，就是合同的效力需要由第三人来确定的合同，这类合同已经成立，但由于它不完全具备合同生效的条件，因而其效力尚处于不确定的状态，须经第三人的同意才能确定是否有效。效力待定的合同不同于无效合同，无效合同是自始就不发生法律效力的合同，而效力待定的合同是一种效力不确定的合同，它可能有效，也可能无效。有效、无效都取决于第三人是否追认。根据《合同法》的规定，有三种合同属于效力待定的合同：
     一是限制民事行为能力的人订立的合同。限制民事行为能力的人由于还不具备完全的缔约能力。所以其民事活动一般需经法定代理人的同意或追认，如一个12岁的小学生将家里价值100元的“爱华”单放机拿到一家玩具店换回一套价值400元的变形金刚玩具，那么这个以物换物的交易是否有效呢?这就取决于孩子的法定代表人家长的意思，如果孩子的家长认可，那么这就是一个有效合同；如果家长认为这样交换吃亏了，这个合同就是无效合同。这是典型的效力待定合同。当然，限制行为能力的人如果订立的是纯获得利益的或与其年龄、智力、健康状况相适应的合同，如孩子们之间相互送礼物等，就不必经法定代理人追认便直接有效。
    二是《合同法》规定的没有代理权、超越代理或代理权终止后仍以被代理人名义订立的合同，这些合同是否有效，取决于代理人是否追认。这也是一种效力待定合同。
    第三种效力待定的合同是无处分权人处分他人财产，经权利人追认的，该合同有效。从常理上讲，自己的财产未经许可，随随便便就处理掉了，肯定是无效的，但考虑到现实情况，《合同法》也将此类合同划为效力待定之列，实际上是赋予权利人更多的选择。如果权利人认可，该合同就是有效的；如果不认可，合同就无效。
了解了以上合同生效的有关规定，我们在订立合同时，要充分考虑所订合同是否属于法律和行政法规的特别规定和是否需要特别约定，然后根据合同的性质、特点，结合具体情况，选择最能保障合同目标实现的生效时间和生效期限，签好合同，用好合同，来切实保障交易安全和自身合法权益。
 四、合同履行坚持的原则
履行经济谈判协议，要求当事人必须全面履行合同规定的义务。要实现这一点，必须贯彻实际履行的原则。两者缺一不可。
    所谓实际履行，就是要严格按照协议规定的标的履行，协议怎么规定，就怎么履行，不能任意用其他标准来代替，也不能用支付违约金或赔偿金的办法来代替合同原定的标的履行。
    如果供方未能履行协议，必须按合同规定承担其全部责任，向需方支付违约金和赔偿金。但此时，协议并没有中止，违约方仍然要执行实际履行的义务。所以原则上罚款不能代替标的履行。除非不具备实际履行的情况，才允许不实际履行。这种情况包括：
1.以特定物为标的协议，当特定物灭失时，实际履行协议的标的已不可能。
2.由于债务人延迟履行标的，标的交付对债权人已失去实际意义，如供方到期不交付原材料，需方为免于停工待料，设法从其他地方取得原材料。此时，如再供货，对需方已无实际意义。
3.法律或协议本身明确规定，不履行协议，只负赔偿责任。如货物运输原则一般均规定，货物在运输过程中丢失时，只由承运方承担赔偿损失的责任，不要求做实际履行。
    所谓适当履行原则，就是要求协议的当事人，不仅要严格按协议的标的履行协议，而且对协议的其他条款，如质量、数量、期限、地点、付款等都要以适当的方式全面履行。凡属适当履行的内容，如果双方事先在协议中规定得不明确。一般可按常规作法来执行。但这是在不得已情况下采用的。严格来讲，适当履行原则本身就要求当事人在订立协议时，尽量做到具体明确，以便双方遵照执行。
实际上，贯彻实际履行原则和适当履行原则，就是要求双方当事人必须严格按照协议的条款去履行。
 五、合同担保
合同的担保是保证协议切实履行的一种法律关系。担保是指在谈判时，一方或双方请保证人以其他的方式来保证其切实履行协议的一种形式。担保是由国家法律规定的或由双方当事人协商确定的。合同的担保主要有以下几种形式：
    1.保证。是保证人担保被保证人履行合同，当被保证人不履行合同或不完全履行合同时，由保证人连带承担赔偿损失的责任。保证的作用：一是监督被保证人认真履行合同；二是在被保证人不履行合同时，由保证人连带承担赔偿损失的责任。被保证人不履行合同或不完全履行合同时，另一方当事人有权请求保证人连带承担赔偿损失的责任。同时，有权请求被保证人继续按约履行合同。所谓连带承担赔偿损失的责任，即保证人和被保证人都负有承担赔偿另一方当事人经济损失的义务。保证人赔偿被保证人违约造成另一方当事人的经济损失后，有权向被保证人请求偿还所赔偿的损失。
    2.定金。定金是签订合同的一方当事人，为证明合同的成立和保证合同的完全履行，要在标的物价款或酬金的数额(一般不超过20%)内，预先给付对方当事人一定数额的货币。定金的作用：一是证明合同的成立。一方当事人在签订合同时，担心对方当事人悔约，而给付定金，只要对方当事人接受定金，这就是经济合同成立的法律依据。二是一种担保形式。它是在没有第三人参加的情况下，双方当事人为了保证合同的切实履行而协商约定的法律关系。因此，如果接受定金一方不履行合同时，应当双倍返还定金，如果给付定金的一方不履行合同，则无权请求返还定金。所以，定金即有担保作用，又可以补偿不履行合同所造成的经济损失。
    定金与预付款不同。定金的主要作用：一是证明合同的成立，二是保证合同的履行。而预付款却没有这样的作用，给付预付款的一方不履行合同时，在承担由此造成的经济责任后，有权请求返还预付款或抵作赔偿金、违约金；接受预付款的一方不履行合同时，在承担经济责任后，应如数返还预付款，但无须双倍返还。
    3.质押。质押是指担保债权的履行，债务人或第三人将其动产或权利移交债权人占有，当债务人不履行债务时，债权人有就其占有的财产优先受偿的权利。
    4.留置。留置也是协议担保的一种扣留措施。这种担保形式常常用于原料加工、保管和工程项目的合同关系。如加工承揽合同中，定作方把一定的原料交给承揽方加工，如果定作方不按约定期限领取定作物，承揽方有权留置其定作物；如果超过领取期限仍不领取，承揽方有权将定作物变卖，所得价款在扣除报酬、保管费用之后，用定作方的名义存入银行，承揽方的这种权利，叫做留置权。
    5.抵押。抵押也属于一种担保形式。是指协议当事人一方或第三人为履行协议向对方提供的财产保证。提供抵押的一方当事人或者第三人称抵押人，接受抵押财产的当事人称抵押权人。抵押人不履行协议，接受抵押人有权依法变卖抵押物，从所得价款中优先得到清偿。但是，不能把国家法律、法令禁止流通和禁止强制执行的财产作抵押。